Dat fietsen goed is voor de gezondheid, spreekt voor zich. Trappen jouw collega’s massaal naar de werkplek? Bedrijven in de privésector zijn verplicht om hun medewerkers een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer uit te keren. Een voordeel voor hen én voor jou, want een fietsvergoeding is fiscaal bijzonder interessant. We navigeren je graag doorheen de actuele regelgeving!
Is een fietsvergoeding verplicht?
Een fietsvergoeding is een kilometervergoeding die je werknemers verdienen wanneer ze hun woon-werkverkeer (deels) met de fiets afleggen. Sinds 1 mei 2023 hebben alle werknemers in de privésector recht op een fietsvergoeding. Dit is zo voorzien in de cao nr. 164 door de Nationale Arbeidsraad, op voorwaarde dat ze zich regelmatig met de fiets naar de werkplek begeven. De afstand die ze daarbij overbruggen, bepaalt welk bedrag ze opstrijken.
Hoeveel bedraagt de fietsvergoeding per km?
De fietsvergoeding kende een grondige hervorming. Vanaf 2024 is de maximale fietsvergoeding opgetrokken naar € 0,35 (voorheen € 0,27) voor elke gefietste km binnen het woon-werkverkeer, met een plafond van € 2500. Met de nieuwe regeling wordt fietsen naar het werk dus nóg voordeliger voor je werknemers. Met de bovengrens van € 2500, zakt de vergoeding pas naar € 0,17 als hij/zij meer dan 7.142 km per jaar aflegt. Pas wanneer iemand meer dan 13.160 km per jaar trapt (ofwel zo’n 60 km/dag, 210 dagen per jaar), is de fietsvergoeding vanaf 2024 minder voordelig in vergelijking met 2023.
Good to know: voorzag jouw sector of jij je binnen jouw onderneming al een cao over fietsvergoedingen vóór 1 mei 2023? Dan blijven deze voorwaarden van toepassing, zelfs wanneer de fietsvergoeding per km lager ligt dan € 0,35.
De voordelen van de wettelijke fietsvergoeding voor werknemers en werkgever
Je werknemers verdienen niet enkel geld door regelmatig te fietsen, ze zijn ook fitter, productiever en minder vaak ziek. Daar plukt jouw bedrijf de vruchten van! Maar er zijn nog voordelen. Je kan de fietsvergoeding inbrengen als een 100 % aftrekbare bedrijfskost en betaalt geen RSZ. Het gevolg? De bedrijfswinst daalt en de daarop toegepaste vennootschapsbelasting volgt. Ook investeringen in infrastructuur en fietsaccessoires zijn volledig aftrekbaar. Parkeervoorzieningen voor fietsen zijn bovendien veel goedkoper dan voor auto’s. Je kan maar liefst tien fietsen plaatsen op de parkeeroppervlakte van een wagen. Last but not least: de fietsvergoeding bezorgt je bedrijf een duurzaam imago, wat je employer branding stevig kan boosten.
Wat zijn je taken als werkgever?
Als werkgever ben je dus verplicht om fietsende collega’s een vergoeding voor hun woon-werkverkeer toe te kennen. Samen bepalen jullie de beste en veiligste fietsroute, wat niet noodzakelijk het kortste traject is. Vervolgens ondertekent je teamlid een verklaring op eer. Hierin geeft hij ook aan hoeveel dagen per maand hij zich met de fiets naar het werk verplaatst. Op basis van deze info wordt de fietsvergoeding berekend. Vergeet niet dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor de frequentie van de aangifte en de controlemethoden.
Tip: via Bike to Work kan je het aantal fietsende collega’s, het aantal fietsdagen, de afgelegde kilometers en de CO2-besparing eenvoudig monitoren. Handig!